零售商如何比對批發發票與送貨單

零售商向批發供應商入貨時，採購單寫的是原本訂購內容，送貨單反映供應商聲稱送出的貨品，而分店的實際收貨紀錄才說明真正收到甚麼。供應商發票則是付款要求。四者若只看總額，不逐項核對 SKU、數量和價格，短送、錯貨、臨時加價或未扣除的退貨便可能混入應付款。

零售批發發票對帳的目的，是在付款前把「訂了甚麼、收了甚麼、供應商收多少」連起來。它不是單純把文件放進供應商管理系統，而是把每個差異變成有狀態、有負責人和有處理結果的項目。

四種紀錄各自證明甚麼？

送貨單與發票一致，仍不代表應付金額正確。如果供應商兩份文件都寫十件，但分店只收到九件，真正需要處理的是實收差異。因此，收貨人不能只在送貨單簽名，還要留下實點結果和異常。

零售三方對帳要逐項核對哪些欄位？

SKU、型號和規格

同一款商品可能有不同尺碼、顏色、容量或包裝。名稱相似並不等於同一 SKU。核對供應商編號、內部 SKU、條碼或完整規格，避免把替代品當作原訂貨品。

訂購、送出和實收數量

把採購數量、送貨單數量和實點數量並列。分批到貨要標示今次收到多少、尚欠多少，以及餘貨預計何時送到；不要因供應商已開全數發票便把未到貨商品視為已收。

單價、折扣和附加費

比較採購時議定的單價與發票單價，確認批量折扣、推廣折扣、運費、包裝費或其他附加費是否符合條款。若供應商臨時調價，應由有權限的人確認，而不是收貨員默認接受。

分店和成本歸屬

中央採購可能把同一訂單分送多間店。每張送貨單和收貨紀錄要標明分店，發票亦要能按實際入貨分配成本，避免某一間店承擔其他分店的貨款。

退貨、折讓和 Credit Note

破損、錯貨或滯銷協議造成的退貨，要連回原採購、送貨和發票。供應商承諾補貨、重開發票、發出 Credit Note 或退款時，記錄金額和期限，並把相關差額暫列為待處理。

由收貨到付款的零售對帳流程

1. 落單時建立唯一參考編號

採購單、電郵確認或訊息落單都應有一個可追蹤編號。要求供應商在送貨單和發票引用同一編號；若對方未能配合，內部收貨人也要補上相關採購參考。

2. 分店收貨時逐項點算

收貨人按 SKU、規格和數量點算，標示破損、短送、多送、錯貨和替代品。必要時拍照，並記錄收貨日期、時間和確認人。異常要在記憶仍清晰時提交，不應等到月底才追問。

3. 把分批到貨拆開記錄

一張採購單可以對應多張送貨單。每次收貨都記錄實收數量和未交餘額，直到訂單完成或取消。發票若一次請全數，要按公司的付款政策決定是否只批核已收部分，並向供應商確認修正安排。

4. 收到發票後做逐項比較

按 SKU 或服務項目比較採購、實收和發票資料。完全相符的項目可以進入付款批核；有差異的行項則標示原因和負責人，不要因總額接近便整張通過。

5. 把差異分成可處理狀態

可使用「待分店確認」、「待供應商補貨」、「待修正發票」、「待 Credit Note」、「已接受替代品」和「可付款」等狀態。每個例外都要有下一步和期限，否則未處理項目容易在月底被忽略。

6. 付款前由指定人覆核

覆核人應確認已收數量、議定價格、折讓和退貨均已反映。新價格、超出容許範圍的差異或沒有採購依據的項目，需要較高權限批准。付款後再把付款日期、方式和參考編號連回發票。

常見入貨差異應如何處理？

不要直接修改原始數字令文件「對得上」。保留原採購、實收、發票和最終處理結果，日後才可解釋差異由哪個環節出現。

多分店如何避免月底才發現問題？

分店負責當日收貨和異常證據，採購負責確認訂購和價格，財務負責發票資料和付款。三方要使用同一供應商編號、採購參考、SKU 和分店名稱。

每日或每星期查看以下清單：

• 已收貨但未提交送貨單或收貨紀錄；
• 有發票但找不到相關採購或收貨資料；
• 分批到貨仍有未交餘額；
• 待修正發票、Credit Note、換貨或退款；
• 已覆核並即將到期的付款。

這種例外清單比月底逐張翻查所有文件更有效，亦能把問題交回最了解情況的人處理。

InstantFlow：先把批發發票變成可搜尋資料，再集中處理差異

InstantFlow 可從零售商上載的供應商發票和收據擷取供應商、日期、金額、貨幣及商品行項等可辨識資料，並建議開支分類。負責人可對照原始文件覆核 SKU 描述、數量和金額，減少財務人員先由零抄寫整張批發發票才開始對帳。

團隊可以在確認的開支記錄中保留付款方式，並向 AI 業務代理 Genie 查詢：「今個月某供應商記錄了哪些商品支出？」、「哪間分店的某類採購最多？」、「有哪些供應商文件仍未分類？」或「哪些開支沒有付款方式？」Genie 先把相關發票和費用資料找出來，讓人員集中核對送貨單、實收記錄和例外。

InstantFlow 的價值是加快發票資料擷取、分類、搜尋和差異調查，不是未經核實便自動批准貨款。商戶可先選一個 SKU 多、入貨頻密的供應商試行：當日提交收貨異常，上載發票，覆核行項，再用 Genie 找出相關支出，建立清楚的批發對帳節奏。

常見問題

沒有正式採購單，仍可以做發票與送貨單對帳嗎？

可以，但要保存可證明原訂內容的資料，例如已接受的供應商報價、電郵、訊息或內部補貨紀錄，至少包括品項、數量、價格和送貨地點。交易量增加後，應使用一致採購參考，減少只靠訊息搜尋。

一張採購單分三次送貨，應如何核對？

每次送貨分開記錄實收 SKU 和數量，再累計與原採購單比較。發票要標明涵蓋哪次或哪些送貨；若供應商先開全數發票，未收部分要清楚標記並按公司政策決定是否暫緩付款。

供應商在發票上使用新單價，分店應否直接接受？

不應只因貨已送到便默認接受。先核對調價通知、生效日期和採購人批准。收貨人可確認實收貨品，但價格差異應交由採購或有權限負責人決定。

退貨後未收到 Credit Note，可以把發票全數列為可付款嗎？

不宜。把有爭議金額標為待 Credit Note 或待修正，保留退貨數量、原因和供應商確認。只把已核實部分送往付款批核，並追蹤正式折讓、修正發票或退款。

InstantFlow 可以如何協助零售批發發票對帳？

InstantFlow 可擷取供應商發票的主要欄位和商品行項、建議開支分類並保留付款方式；Genie 則可協助找出指定供應商、分店、商品類別或待分類的支出記錄。團隊可更快取得對帳資料，再由指定人員核對實際收貨、價格和折讓後批核付款。

結語

零售批發發票對帳的重點，不是令採購單、送貨單和發票的總額看似一致，而是逐項確認訂購、實收和請款內容。SKU、數量、單價、分店、退貨和 Credit Note 都要有可追溯記錄，差異亦要有負責人和處理期限。

先由一個主要批發商開始，統一採購參考和分店收貨紀錄，再把發票資料集中到 InstantFlow 擷取和分類。延伸閱讀：零售供應商帳款管理、餐廳供應商發票對帳，以及 InstantFlow 的 零售業方案。當正常項目可以快速確認、異常項目可以即時找出，付款和零售採購成本才會更可靠。